Unternehmen werden digitaler – Rechnungen, Angebote und Aufträge online abwickeln

Das digitale Zeitalter hat schon lange begonnen und lange hat es gedauert bis Unternehmen verstanden haben, dass sie auf diesen Zug aufspringen müssen. Mitarbeiter erhalten mobile Endgeräte, Dateien in der Cloud speichern ist kein No-Go mehr und die Buchhaltung findet digital sowie synchronisiert statt.

Wer als Kleinunternehmer unterwegs ist und nur hin und wieder Rechnungen schreiben muss oder auch mal ein Angebot, der entscheidet sich in der Regel für einen Dienst wie Billomat, easybill, FastBill, Debitoor oder für einen anderen Anbieter. Diese bieten einen ausreichenden Funktionsumfang und arbeiten als Onlinedienst.

Sobald es jedoch deutlich komplexer wird, mehr Zahlen benötigt werden und diese grafisch so aufgewertet sein müssen, dass sie dem Kunden bei Bedarf präsentiert werden können, da zeigen sich viele der oben genannten Onlinedienste doch eher beschränkt. Eine Abwertung soll dies in keinem Fall sein, viel eher muss der Nutzer für sich entscheiden, welche Anforderungen er an die Software stellt und welche diese erfüllen kann.

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Ich arbeite zum Beispiel mit einem Onlineanbieter und mir genügt die dortige Funktionsvielfalt. Doch auch Lexware faktura+auftrag hatte ich mir angesehen und 4 Wochen getestet. Sie bietet eine derartige Vielfalt an Funktionen und Darstellungsmöglichkeiten, die für meinen Bedarf zu mächtig waren. Gerade beim Punkt Warenwirtschaft kann hier die Software punkten. Auch muss ich keine Lieferanten und Produkte verwalten, was mit Lexware sehr gut möglich ist und da den ein oder anderen Vorteil ausspielen kann.

Unternehmen werden mobil – Daten unterwegs verfügbar machen

Ein ganz wichtiger Punkt ist die Verfügbarkeit von Daten und Dateien unterwegs und auf diesen Zug springen Unternehmen gerade sehr schnell auf. Nicht umsonst steigt der Tabletmarkt daher an und auch Ultrabooks sind gefragter. Dies zeigt eine Grafik aus dem vergangenen Jahr, bei der das Wachstum deutlich erkennbar ist.

Vergleiche ich dies mit dem Einsatz von mobilen Endgeräten bei uns, so ist ein ähnlicher Schritt erkennbar. Tablets gehören als Zweitgerät dazu sowie ein eigenes Smartphone worüber jederzeit die E-Mails abgerufen werden. Unternehmen die ihren Mitarbeitern also auch Informationen aus der Buchhaltung, Warenwirtschaft und sonstigen Bereichen jederzeit mitgeben wollen, achten deshalb besonders darauf, dass die eingesetzt Software dies unterstützen kann.

Da sehe ich bei einigen Onlineanbietern übrigens noch Nachholbedarf, die eine eigene App herausbringen sollten. Lexware bietet die Möglichkeit zumindest auf die Daten über die mobilen Endgeräte zugreifen zu können. Sind die Webseiten für mobile Endgeräte zwar optimiert, wäre eine App im Einzelfall allerdings angenehmer und sicher etwas smarter.

Unternehmen werden digitaler – Rechnungen, Angebote und Aufträge online abwickeln
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  1. Ein Nachteil, den alle etablierten Anbieter von Software zum Schreiben von Angeboten aufweisen, ist die wenig verkaufsfördernde Gestaltung. Ich meine die inhaltliche Struktur, nicht das Design. Dort geht es in aller Regel nur um Positionen: 200 Stk. dies, 36 Std. jenes. Das mag in Ordnung sein, wenn man Zement, Heizöl oder andere austauschbare Waren verkauft.

    Wer sich von seinen Wettbewerbern abheben möchte, muss mehr tun. Insbesondere für Software-, Design- und ähnliche Dienstleistungsprojekte ist es sinnvoll, dem Anfragenden mehr Kontext zu geben als nur 10 Stunden Designaufwand. Dies kann bspw. geschehen, indem man das Verständnis des Problems möglichst genau beschreibt und auch einen Lösungsvorschlag (oder mehrere) präsentiert. Damit signalisiert der Anbieter dem Interessenten, dass er die–häufig durchaus komplexe–Aufgabenstellung verstanden hat. Dieser Schritt ist essentiell um Vertrauen aufzubauen. Besonders bei höherwertigen Aufträgen ist dies wichtig, denn dort wird nicht unbedingt der Billigste gwählt, sondern tendenziell eher der Anbieter, von dem man sich verspricht, dass er das Richtige tut, also das Problem löst.

    Angebote in den Branchen Software, Design, SEO, Texten und ähnliche Dienstleistungen sollten ausführlich und überzeugend formuliert sein. Dies gelingt gut mit Word, Pages oder einer anderen Textverarbeitung. Textverarbeitungen haben allerdings den Nachteil, dass die Wiederverwendung einzelner Textbausteine und Preise, wenn überhaupt, nur sehr umständlich möglich ist.

    Diese Lücke schließt Grip, die webbasierte Software speziell für überzeugende Angebote (Disclaimer: Grip ist ein Angebot meiner Firma). Mit Grip kannst du ausführliche Texte schreiben, Text- und Preisbausteine verwenden, Variablen für Kundennamen etc. einsetzen, um Texte wiederverwendbar zu machen usw. Damit kommst du schnell zu einem überzeugenden, ausführlichen Angebot. Wie eingangs erwähnt: das ist nicht für jeden Anbieter sinnvoll. Aber wer Dienstleistungen im Bereich Webdesign, Software etc. anbietet und sich von der Konkurrenz abheben möchte, ist mit diesem Ansatz gut unterwegs.

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